O profissional de secretariado e a burocracia

A burocracia, conforme Idalberto Chiavenato, “é uma forma de organização humana que se baseia na racionalidade, isto é, na adequação dos meios aos objetivos (fins) pretendidos, a fim de garantir a máxima eficiência possível no alcance desses objetivos”.*

Esta é a definição acadêmica, que nos leva à Teoria da Burocracia, uma das Teorias da Administração.

Agora, o que nos vem à mente quando pensamos em burocracia, ou seja, o senso comum sobre a palavra, está nas definições 3 e 4 no Dicionário Caldas Aulete, que se aproximam do que os acadêmicos chamam desvios ou disfunções da burocracia:

3. Observância formalista ao extremo de regulamentos e trâmites administrativos; os trâmites assim conduzidos

4. Excesso de papelada e de exigências que tornam morosos os serviços prestados pelos órgãos públicos e privados: É uma burocracia sem fim tirar esses documentos

Para Max Weber, sociólogo cujo trabalho inspirou a fundamentação da Teoria, a burocracia tem as seguintes características principais:

1. Caráter legal das normas e regulamentos;

2. Caráter formal das comunicações;

3. Caráter racional e divisão do trabalho (p. 15).

O que tudo isso tem a ver com secretariado? Porque temos que garantir a legalidade e a racionalidade dos processos de trabalho dos quais participamos. Ou seja, para desempenharmos o nosso papel com excelência, precisamos ser burocratas, no sentido de tirar partido da essência, das vantagens, da Teoria da Burocracia.

Nota

*CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração: abordagens descritivas e explicativas. 4 ed. São Paulo: Makron Books, 1993.

O secretariado executivo e a engenharia social

 

“Engenharia social é termo utilizado para descrever um método de ataque, [no qual] alguém faz uso da persuasão, muitas vezes abusando da ingenuidade ou confiança do usuário, para obter informações que podem ser utilizadas para ter acesso não autorizado a computadores ou informações.” (Terra)

O filme Prenda-me Se For Capaz é emblemático, sempre vem à mente de quem fala sobre o assunto. O personagem principal é falsário e tem muitas habilidades sociais, com as quais consegue enganar pessoas para ganhar dinheiro e vantagens.

Um dos disfarces de Abgnale Jr. (Leonardo di Caprio) no filme "Prenda-me Se For Capaz"

Um dos disfarces de Abgnale Jr. (Leonardo di Caprio) no filme “Prenda-me Se For Capaz”

Um exemplo clássico de ação de engenheiros sociais são aquelas mensagens de spams que nos anunciam que ficamos milionários porque faleceu um figurão da Costa do Marfim que não tinha herdeiro, blá, blá. Algumas são mais verossímeis que outras… No entanto, nem sempre os fraudadores usam a tecnologia para nos abordar; pode ser cara a cara, ou por telefone, só com lábia. Eis um exemplo de atuação possível para se conseguir informação, relatado pelo Jorge Lordello, especialista em segurança pública e privada:

“[Aguardando um voo,] como sempre me preocupo em chegar com folga, fiz o check in às 05h30 e aproveitei o tempo de espera para dar uma olhada na livraria e depois tomar um café. O aeroporto de Cumbica já tinha intenso movimento de pessoas. Muitos executivos trajavam camisetas com o logotipo de suas empresas. Alguns, ainda, portavam crachás de identificação, contendo nome completo e até cargo. Será que existe algum perigo nessas condutas? Prevenir é sempre melhor que remediar. [...]  Há 22 anos realizo intensa pesquisa criminal. [...]  Posso garantir que muitos assaltos e seqüestros tiveram início com o vazamento de uma simples informação. Continuava esperando a chegada do avião, quando um homem, de aproximadamente 45 anos, sentou-se na poltrona ao lado. Trajava uma camiseta pólo de cor preta, com o símbolo da empresa em amarelo, afixado nas costas. Aproveitei para verificar até onde ele divulgaria detalhes do local onde trabalhava. Logo de início fiz um elogio à camiseta e o comentário foi interessante: ‘Foi idéia de meu Diretor de Marketing, Sr. Otacílio. Pra mim foi uma mão na roda, agora, quase não uso mais minhas roupas. Até para ir à ginástica me visto assim, combina com qualquer situação’. Continuei com a conversa em ‘banho-maria’, aos poucos ele foi dando mais informações. Com a aproximação da aeronave, levantei a possibilidade de comprar a tal camiseta. A resposta foi surpreendente: ‘Tome meu cartão de visita, envie seu endereço por e-mail que remeto de presente a você’. O cartão consignava dados excessivos sobre a firma e até o cargo do funcionário: Gerente Financeiro. Se a informação é o segredo de todo negócio, então devemos guardá-la a 7 chaves.”

Nós, profissionais de secretariado, estamos do outro lado da ação dos engenheiros sociais. Muitas vezes somos nós que recebemos o primeiro contato deles, seja por telefone, por e-mail, por correspondência.  Por isso, temos de nos precaver, sempre verificar para quem estamos passando informações e qual será o uso delas, principalmente se ouvirmos aquele discurso arrogante de “sabe com quem você está falando?”.

E você? Já lidou com um(a) engenheiro(a) social? Responda nos comentários.

Suzane, secretária executiva?

Eu tenho preguiça mental de discutir assunto como o suscitado agora (nas redes sociais e no grupo de secretárias de que participo) pela menção de que Suzane von Richthofen vai atuar como secretária executiva num escritório de advocacia (veja notícia da Veja).*
No entanto, resolvo expor minha visão. Neste caso a situação apresenta apenas duas possibilidades:
- Ou ela fez um curso de graduação em Secretariado Executivo à distância, o que os jornais não mencionam;
- Ou as entidades representativas da categoria (sindicatos e FENASSEC) precisarão entrar em ação, buscando que a lei de regulamentação da profissão seja cumprida.
Ponto.

*Atualização de 16/08/2014. Esta notícia do site Globo.com já menciona que ela será auxiliar de escritório: Advogado de Suzane von Richthofen que empregá-la em seu escritório. Encontraram a terceira saída: registrá-la com outro cargo, que não seja secretária executiva.

A melhor dica para aprender um idioma

A melhor dica que recebi, quando comecei a estudar inglês foi-me dada em um tom de quase ameaça: “Só ensino inglês para você se me prometer que vai falar, usar a língua em toda oportunidade. Não quero saber de timidez nessa área”. Não parece uma dica? Pois entenda-a como “Não tenha medo de falar a língua, desde o início do aprendizado”.

É que a minha professora de inglês à época já era minha amiga e, tendo convivido com outros alunos e até parentes dela que estudaram inglês, mas nunca ousaram falar com um nativo (ou quem quer que soubesse inglês), fora do contexto de sala de aula, queria evitar que eu caísse nessa. Então soltou a “ameaça” ou desabafo. Essa sacudida me valeu. Apesar de ser tímida, nunca deixei de surpreender meus amigos ao “soltar a voz” diante de um nativo ou mesmo de algum estudante mais avançado que puxasse conversa.

Desde o início, os nativos de língua inglesa sempre recebiam bem minhas iniciativas de praticar a língua, tentavam me ajudar, e acabávamos nos comunicando. Só houve o caso de uma senhora mais velha que ficava repetindo t-u-d-o o que eu dizia. Até hoje não sei se eu cometia tantos erros que só passava perto de dizer alguma coisa e ela tinha de refazer minhas frases para depois continuar a conversa; ou se ela se incomodava com meu sotaque e estava zombando de mim; ou ainda se ela tinha problema de audição. Mesmo assim, conseguimos ter uma “small talk” ou conversa de elevador: Está gostando do Brasil? Está calor, né?

Esse meu ímpeto por aproveitar cada oportunidade impera até hoje. Estudei francês na universidade, perdi um pouco o ritmo, por passar um tempo sem praticar, e de uns tempos para cá tenho estudado novamente, de forma autônoma, por prazer mesmo. Recentemente, nas minhas férias, tomando café em um hotel, percebi que na mesa ao lado da minha havia três pessoas falando francês. Logo meus olhos começaram a brilhar, pois não tenho muitas oportunidades de praticar o francês no dia a dia. Meu marido me incentivou a abordá-los, mas a timidez me fez relutar.

No último minuto, quando eu estava me levantando da mesa de café para retornar ao quarto, resolvi aproveitar a oportunidade da forma que fosse possível. Pensei em apenas dizer “oi” e “tchau” para os turistas, deixando claro que não queria incomodar muito. Mas eles me deram atenção e no meio da conversa descobri que a mulher era brasileira, tinha aprendido francês na Aliança Francesa, se casara com o senhor mais velho, que era francês. Atualmente eles moravam no Brasil, ela dava aulas particulares de francês. Ela foi simpática, a ponto de manter a conversa em francês, mesmo sabendo que eu entenderia se falasse português. O amigo deles, mais jovem, era francês também, em visita ao Brasil e ansioso por aprender português! Este último ao final da conversa avaliou minha atuação, disse que estava feliz por eu ter conseguido entendê-los, apesar de não ter falado muito. E me incentivou a continuar estudando.

Após a conversa, numa autoavaliação, percebi que cometi alguns erros, esqueci-me dos pronomes, por exemplo quando fui explicar que gosto muito do idioma francês: “J’aime [la] langue française” e em outros casos. Mas só de conseguir me comunicar em francês, voltei dessa viagem flutuando de felicidade por ter aproveitado a oportunidade.

Essa minha experiência me fez lembrar de um texto que recebi há pouco tempo, do blog I Will Teach You a LanguageSinais de que você não é tão fluente quanto você pensa (em inglês), traz dicas de como a gente pode avaliar os progressos que faz no aprendizado:

“O nível do seu aprendizado de idioma é composto de quatro habilidades básicas em linguagem: ouvir, ler, falar e escrever. Antes de se declarar fluente, garanta que já se avaliou em todas as quatro habilidades.”

A ideia geral do texto é mostrar que, às vezes, principalmente quando a pessoa estuda por conta própria, sem aulas formais, ela pode focar em apenas uma ou duas dessas áreas, por ter mais facilidade e afinidade com ela(s), e negligenciar as outras.

As 4 habilidades

As 4 habilidades

A partir dos pontos expostos no texto, já sei que minha leitura em francês é a de uma criança nativa de 10 anos, pelo tipo de livro que leio (Série “Le Petit Nicolas”, por exemplo). Claro que me esforço para ler textos mais complexos, mas nesses casos demoro-me muito na leitura e dependo muito do dicionário. A minha fala é um pouco menos desenvolvida do que isso, chego a ter uns probleminhas de dicção mesmo, quando pronuncio certas palavras (secrétaire, après), além da questão com os pronomes. A minha escrita é bem mais desenvolvida, embora eu me enrole um pouco com os acentos e com as letras que precisam ser duplicadas. Nada que um corretor ortográfico ou uma olhada no dicionário não resolva. A minha compreensão é de nível básico, já que compreendi tudo que falaram diretamente comigo, mas quando conversavam entre si, já mais à vontade, com mais rapidez, não acompanhei totalmente. Diria que no geral estou no nível básico, passando ao intermediário.

Enfim, quis compartilhar minhas experiências e aprendizados na esperança de incentivar você a aproveitar toda oportunidade de praticar o idioma estrangeiro que estuda. Além isso, lembrar que geralmente os nativos gostam de ver (e incentivar) alguém que se interessa pelo idioma deles.

E você? Tem alguma dica de aprendizado de idioma para compartilhar? Responda nos comentários.

Em tempo: Há os que advogam que não há que se falar que alguém é fluente, a não ser que seja falante nativo da língua. Não entraremos nessa discussão aqui. Se for preciso, entenda fluência como nível avançado de aprendizado da língua.

Crédito da imagem: Image by Christian Ferrari –  Adaptada com Canva

Código de Ética do Profissional de Secretariado – um resumo

Fiz um resumo do Código de Ética  do Profissional de Secretariado, como forma de relembrá-lo rapidamente. E aqui vale parafrasear a notificação na caixa de leite: O consumo desse resumo não substitui a leitura do Código de Ética completo. Mas disso, você já sabia.

Deixei de resumir algumas partes porque entendi que são essenciais, a alma do Código (caso dos capítulos II e III e dos artigos 19 e 20) ou porque já estavam sucintas (caso do artigo 11).

Código de Ética

Capítulo I 

Dos Princípios Fundamentais

Art.1º. – Secretário(a) de acordo com a Lei [link para a lei]
Art.2º. – Objetivo do Código: Normatizar o exercício da profissão e relações profissionais.
Art.3º. – Zelo pela profissão

Capítulo II
Dos Direitos 

Art.4º. – Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor.

Capítulo III
Dos Deveres Fundamentais 

Art.5º. – Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações.

Capítulo IV
Do Sigilo Profissional

Art.6º. – A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
Art.7º. – É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.

Capítulo V
Das Relações entre Profissionais Secretários

Art.8º. –  a) solidariedade e o intercâmbio; b) cortesia; c) sem preconceito; d) respeito à hierarquia.
Art.9º. – É vedado: a) usar de influências para obter vantagens, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar outro(a) secretário(a); c) ser conivente com erro.

Capítulo VI
Das Relações com a Empresa

Art.10º. –  a) identificar-se com a filosofia empresarial da organização em que atua; b) facilitar as relações interpessoais; c) facilitar o fluxo de informações.

Art.11. – É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.

Capítulo VII
Das Relações com as Entidades da Categoria

Art.12. – A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais (resume os artigos 13 a 16)

Capítulo VIII
Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética

Art.17. – Cumprir e fazer cumprir este Código.
Art.18. – Divulgar os colegas secretários este Código.

Art.19. – As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.
Art.20. – Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional.

A releitura do Código traz-nos um grande senso de responsabilidade, não?