Assessoria Executiva de Multinacionais

— Rhaíza Bastos

“O papel fundamental da assessoria executiva é minimizar o trabalho de dirigentes de uma organização. Justamente pelo fato do executivo posicionar-se ao topo de um sistema hierárquico, ele se torna o centro de tomada de decisões e é de suma importância que este chefe tenha um coadjutor para o qual delegar tarefas.” (Wikipédia)

A busca por excelência está presente não só em multinacionais, mas também em empresas de pequeno e médio porte. Tanto um assessor executivo de uma pequena empresa quanto aquele de uma multinacional são dotados de grande carga de responsabilidade. O que implica dizer que as funções delegadas a um assessor de uma multinacional se assemelham às funções de um assessor de uma empresa de menor porte. Contudo, um assessor executivo de uma empresa multinacional tende a ser mais pressionado, pois a empresa a qual ele assessora apresenta-se muito vulnerável às variações do mercado mundial e, portanto, as decisões devem ser extremamente cautelosas.

O assessor executivo necessita ter o mesmo grau de conhecimento, tanto de mundo quanto da empresa na qual se trabalha, que seu chefe – o executivo. Para que uma assessoria seja de fato atuante, deve-se saber tudo acerca das atividades empresariais. Nota-se que o trabalho dos executivos mescla-se ao dos assessores, uma vez que ambos executam atividades em resposta a demandas cotidianas, mas também necessitam realizar planejamentos que exigem análise, organizar métodos específicos e apresentar habilidades gerenciais.

A competência técnica voltada para o controle das atividades torna o assessor portador de mecanismos para gerir uma equipe e respaldar o executivo nas decisões empresariais. Tal competência é possibilitada por meio da realização do planejamento administrativo (que envolve o controle das ações próprias e as do dirigente), da organização e do domínio da informática.

Os profissionais de secretariado são um elo entre os superiores e os subordinados e, portanto, devem desenvolver muito bem a habilidade de comunicação dentro da empresa. No processo comunicativo, o feedback possibilita o prosseguimento do fluxo de mensagens, uma vez que torna possível a análise dos resultados obtidos em relação aos planos iniciais.

As funções atribuídas a um secretário executivo atuando como assessor em uma multinacional são muitas e serão, a seguir, explanadas.

  • Planejamento estratégico: estabelecimento de metas e de cronograma para cumprimento das tarefas.
  • Recepcionar: a recepção da alta administração é, de fato, realizada pelo secretário executivo, este que é a ponte entre a chefia a as demais áreas da empresa.
  • Organização e controle da agenda: A agenda é uma importante ferramenta de trabalho para o assessor executivo, pois através dela ele controla os compromissos dele próprio e de seu chefe.
  • Redigir textos empresariais/cartas comerciais: elaborar atas, cartas de convocação, cartas comerciais, etc. A redação desses pode ser também em idioma estrangeiro. O assessor pode ainda traduzir textos de um idioma para outro.
  • Organizar arquivos: visa rápida recuperação de documentos .
  • Agendamento de reuniões: agendar reuniões bem como providenciar recursos audiovisuais, local e suprimentos para realização das mesmas.
  • Organização de eventos: é imprescindível verificar com antecedência toda a infra-estrutura disponível para a realização do evento e checar os serviços e pessoas contratadas para que se evite imprevistos.
  • Organizar viagens: encarregado de prestar suporte total no que diz respeito a itinerários, reservas e até esclarecimentos sobre a cultura do lugar de destino do chefe.
  • Administrar o fluxo de caixa e os materiais necessários ao trabalho também são funções atribuídas a quem está a cargo da assessoria executiva de uma empresa.

Todas as funções acima citadas permitem ao assessor operar a logística organizacional.

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7 comentários

  1. Gostei muito da explanaçao acerca das funçoes do secretário executivo atuando como assessor executivo,apesar de ser aluno do curso nao conhecia muito sobre o campo profissional do secretário e tenho buscado informaçoes acerca do assunto,este texto me ajudou e esclareceu muito.
    Sou aluno de secretariado executivo trilíngue da universidade Estadual do Pará cursando o primeiro ano.

  2. Fico muito feliz desse texto ter ajudado um pouquinho. Fui estudante de Secretariado na UFV.. infelizmente, por força das circunstâncias, não conclui o curso. Todavia, adoro a área. Good luck, guys!!

    1. Oi Neide, Obrigada pelo interesse. Adicionamos seu email na barra lateral à esquerda, para receber as newsletters. Veja no seu endereço se recebeu o pedido de confirmação. Abraços, Daniela

  3. Adorei esta matéria,pois sou formada em Secretariado Executivo e as informações contidas neste texto são de grande valia para o meu trabalho.Parabéns!!!

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