Assessoria Executiva de Multinacionais

O papel fundamental da assessoria executiva é minimizar o trabalho de dirigentes de uma organização. Justamente pelo fato do executivo posicionar-se ao topo de um sistema hierárquico, ele se torna o centro de tomada de decisões e é de suma importância que este chefe tenha um coadjutor para o qual delegar tarefas.

A busca por excelência está presente não só em multinacionais, mas também em empresas de pequeno e médio porte. Tanto um assessor executivo de uma pequena empresa quanto aquele de uma multinacional são dotados de grande carga de responsabilidade. O que implica dizer que as funções delegadas a um assessor de uma multinacional se assemelham às funções de um assessor de uma empresa de menor porte. Contudo, um assessor executivo de uma empresa multinacional tende a ser mais pressionado, pois a empresa a qual ele assessora apresenta-se muito vulnerável às variações do mercado mundial e, portanto, as decisões devem ser extremamente cautelosas.

O assessor executivo necessita ter o mesmo grau de conhecimento, tanto de mundo quanto da empresa na qual se trabalha, que seu chefe – o executivo. Para que uma assessoria seja de fato atuante, deve-se saber tudo acerca das atividades empresariais. Nota-se que o trabalho dos executivos mescla-se ao dos assessores, uma vez que ambos executam atividades em resposta a demandas cotidianas, mas também necessitam realizar planejamentos que exigem análise, organizar métodos específicos e apresentar habilidades gerenciais.

A competência técnica voltada para o controle das atividades torna o assessor portador de mecanismos para gerir uma equipe e respaldar o executivo nas decisões empresariais. Tal competência é possibilitada por meio da realização do planejamento administrativo (que envolve o controle das ações próprias e as do dirigente), da organização e do domínio da informática.

Os profissionais de secretariado são um elo entre os superiores e os subordinados e, portanto, devem desenvolver muito bem a habilidade de comunicação dentro da empresa. No processo comunicativo, o feedback possibilita o prosseguimento do fluxo de mensagens, uma vez que torna possível a análise dos resultados obtidos em relação aos planos iniciais.

As funções atribuídas a um secretário executivo atuando como assessor em uma multinacional são muitas e serão, a seguir, explanadas.

• Planejamento estratégico: estabelecimento de metas e de cronograma para cumprimento das tarefas.
• Recepcionar: a recepção da alta administração é, de fato, realizada pelo secretário executivo, este que é a ponte entre a chefia a as demais áreas da empresa.
• Organização e controle da agenda: A agenda é uma importante ferramenta de trabalho para o assessor executivo, pois através dela ele controla os compromissos dele próprio e de seu chefe.
• Redigir textos empresariais/cartas comerciais: elaborar atas, cartas de convocação, cartas comerciais, etc. A redação desses pode ser também em idioma estrangeiro. O assessor pode ainda traduzir textos de um idioma para outro.
• Organizar arquivos: visa rápida recuperação de documentos .
• Agendamento de reuniões: agendar reuniões bem como providenciar recursos audiovisuais, local e suprimentos para realização das mesmas.
• Organização de eventos: é imprescindível verificar com antecedência toda a infra-estrutura disponível para a realização do evento e checar os serviços e pessoas contratadas para que se evite imprevistos.
• Organizar viagens: encarregado de prestar suporte total no que diz respeito a itinerários, reservas e até esclarecimentos sobre a cultura do lugar de destino do chefe.
• Administrar o fluxo de caixa e os materiais necessários ao trabalho também são funções atribuídas a quem está a cargo da assessoria executiva de uma empresa.

Todas as funções acima citadas permitem ao assessor operar a logística organizacional.

Rhaíza Bastos – SEC 2008